Ihr wertvollstes Wissen sitzt in Köpfen, nicht in Systemen.
RECO dokumentiert, was in Ihren Meetings und Gesprächen gesagt wird, strukturiert und prüft es und macht daraus ein zentrales, durchsuchbares Wissens-Asset, ganz ohne manuelle Dokumentation.
In Zusammenarbeit mit:
Aus der Praxis
Über 10 Jahre Ausbildungs Know How der AAZB sind mit RECO dokumentiert, 92 Prozent der Gesprächsinhalte sind heute durchsuchbar.
Reibungslose Dokumentation
RECO dokumentiert Ihr Wissen im Gespräch. Keine Formulare, kein Mitschreiben, keine Schulung nötig.
Wissen, dem Sie vertrauen können
RECO prüft das Erfasste durch Abgleich mit Ihrem vorhandenen Wissen, so bleibt Ihr Wissens-Asset korrekt und aktuell.
DSGVO- & EU-AI-Act-konform
Verarbeitung ausschließlich auf EU-Servern, mit Dedicated-Server- und On-Prem-Optionen, wenn Sie alles zu 100 % besitzen wollen.
Der stille Wissensverlust
in wissensintensiven KMU
Das Wissen, das Ihr Unternehmen am Laufen hält, steckt in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden und geht, wenn diese gehen. Was zurückbleibt, ist ungeprüft und über Tools verstreut, die sich kaum durchsuchen lassen.
0 Mio.
Demografischer Wandel
Bis 2030 sind 19,5 Millionen Babyboomer im Rentenalter, während nur 12,5 Millionen Wissensarbeitende nachrücken. KMU verlieren Personal, Erfahrung und kritisches Know-how.
0%
Wissens-Eisberg
Rund 10 % des kritischen Unternehmenswissens sind dokumentiert. Der Großteil steckt als implizites, nicht übertragenes Erfahrungswissen in den Köpfen der Mitarbeitenden und geht bei Abgängen verloren.
0%
Wissenstransfer
62 % der Organisationen nennen mangelnden Wissensaustausch als direkte Ursache für gescheiterte Projekte. Die Folge: wiederholte Fehler, isolierte Daten und doppelte Arbeit.
RECO ist eine Software-Ebene, die reibungslose Wissensdokumentation auf unternehmensweiter Ebene ermöglicht. Sie baut eine Unternehmenswissensbasis auf, die mit Ihnen über die Zeit wächst, mit vielfältigen Anwendungsfällen und stetig steigendem Wert.
RECO läuft nahtlos auf Laptop, Tablet und Smartphone.
So funktioniert RECO
Erfasst jedes Gespräch automatisch
Meetings, Entscheidungen und Zusagen landen automatisch in einer durchsuchbaren Wissensdatenbank, ganz ohne Mitschreiben.
Deckt versteckte Ineffizienzen auf
RECO erkennt Doppelarbeit, offene Übergaben und automatisierbare Abläufe, quer über Teams und Standorte hinweg.
Wächst zum Wissens-Asset heran
Dokumentiertes Wissen beschleunigt Onboarding, verhindert Wiederholungsfehler und steigert den Wert Ihres Unternehmens.
Technologie
Mittelständisches SaaS-Unternehmen, 180 MA
1,2 Mio. €
jährlich
1,2 Mio. €
jährlich
Hohe Fluktuation im Engineering-Team führte zu Wissensverlust und verzögerten Releases. Strukturierte Mitarbeitergespräche fehlten weitgehend.
Jährliche Einsparung durch weniger Wissensverlust, gerechnet auf Fluktuation, Einarbeitungszeit und verzögerte Releases.
Kostenarten
- Fluktuation 55%
- Nacharbeit und Ops 25%
- Onboarding und Offboarding 20%
Industrie
Familienbetrieb Maschinenbau, 540 MA
2,7 Mio. €
jährlich, Nacharbeit und Ops
2,7 Mio. €
jährlich, Nacharbeit und Ops
Vorarbeiter gingen in Rente und nahmen jahrzehntelanges Prozess-Know-how mit. Jede Nachbesetzung musste es von Grund auf neu aufbauen und machte dabei dieselben Fehler wie schon der Vorgänger.
Jährliche Nacharbeits- und Betriebskosten, die entfallen, weil Prozesswissen dokumentiert bleibt statt mit der Pension zu verschwinden.
Kostenarten
- Fluktuation 20%
- Nacharbeit und Ops 60%
- Onboarding und Offboarding 20%
Beratung
Internationale Unternehmensberatung, 1.200 MA
6,5 Mio. €
jährlich, Onboarding und Offboarding
6,5 Mio. €
jährlich, Onboarding und Offboarding
Onboarding und Performance-Reviews waren inkonsistent. Junge Talente verließen das Unternehmen früh, jeder Abgang kostete bis zu zwei Jahresgehälter.
Jährliche Onboarding- und Offboarding-Kosten, die sinken, weil Übergaben strukturiert laufen und Wissen im Unternehmen bleibt.
Kostenarten
- Fluktuation 25%
- Nacharbeit und Ops 20%
- Onboarding und Offboarding 55%
Diese Szenarien sind beispielhafte Modelle. Ihre echten Zahlen liefert der Kalkulator.
Wissensverlust Kalkulator
Wenn Wissen zur Tür hinausgeht, geht der Umsatz mit. Berechnen Sie mit dem Kalkulator, was Generationenwechsel, Fluktuation und undokumentiertes Know-how Ihr Unternehmen wirklich kosten.
Zum Wissensverlust-KalkulatorRECOAnwendungsfälle
Durch die Dokumentation von Meetings, Entscheidungen und Prozessen entsteht ein digitales Unternehmensgedächtnis. Ein „Company Brain“, das implizites Wissen speicherbar, durchsuchbar und KI-nutzbar macht.
KI-Onboarding neuer Mitarbeiter
Neue Mitarbeitende werden schneller produktiv, da Entscheidungen, Prozesse und Erfahrungswissen nachvollziehbar dokumentiert sind.
Unternehmensnachfolge & Unternehmensverkauf
Eine strukturierte Wissensbasis reduziert Abhängigkeiten von Einzelpersonen und macht Unternehmen transparenter und attraktiver für Nachfolger oder Investoren.
Unternehmensweites Expertennetzwerk
Durch die Analyse von Kommunikation und Meetings wird sichtbar, wer über welches Wissen verfügt und intern als zentraler Wissensträger gilt.
KI-fähige Kontextebene
Führungskräfte fragen Unternehmenswissen per KI ab und Ihre Automatisierungen und Agenten erhalten endlich den strukturierten Kontext, den sie brauchen, um wirklich zu funktionieren.
Operatives Entscheidungsarchiv
Unternehmen können nachvollziehen, was entschieden wurde, warum Entscheidungen getroffen wurden und welche Risiken dahinterstanden.
Audit- und Nachweispflichten erfüllen
Zertifizierungen, Förderprüfungen und der EU AI Act verlangen Nachvollziehbarkeit. RECO hält fest, wer wann was auf welcher Grundlage entschieden hat und macht Nachweise auf Knopfdruck verfügbar statt in Postfächern zu suchen.
Eine Single Source of Truth, der Sie vertrauen können
Jede Entscheidung, jeder Prozess und jede Begründung, zusammengeführt in einer durchsuchbaren, geprüften Wissensbasis. So sind Antworten im ganzen Unternehmen konsistent, aktuell und verlässlich.
Organisationsweite Mustererkennung
Über längere Zeiträume erkennt RECO wiederkehrende Probleme, Kommunikationsmuster und ineffiziente Prozesse, die Unternehmen oft selbst nicht wahrnehmen.
KI-Agenten auf dem Unternehmensgedächtnis aufbauen
Auf Basis des Unternehmenswissens können spezialisierte KI-Agenten operative Aufgaben übernehmen, Entscheidungen vorbereiten und Mitarbeitende kontextbezogen unterstützen.
Jedes Team arbeitet mit demselben Wissen, derselben Wahrheit
Kritisches Know-how wandert automatisch aus dem Kopf einer Person ins ganze Unternehmen. Teams arbeiten leichter zusammen und werden produktiver. Niemand verliert Zeit damit, etwas neu zu lösen, das jemand längst gelöst hat.
- Teamübergreifende Zusammenarbeit mit einer zugänglichen Single Source of Truth
- Weniger Nacharbeit und weniger Rückfragen an Ihre Fachleute
Wissen und Prozesse dokumentieren, bevor Schlüsselpersonen in Rente gehen
Wenn ein Experte in Rente geht oder das Unternehmen verlässt, bleiben seine Entscheidungen, sein Kontext und sein Prozesswissen im Unternehmen. Ein Abgang kostet Sie dann eine saubere Übergabe statt monatelanger Rekonstruktion und mühsamer Einarbeitung.
- Schlüsselpersonen-Risiko beseitigt
- Eine saubere Übergabe statt monatelangem Wiederaufbau
Eine Single Source of Truth, die Sie nie wieder überprüfen müssen
RECO prüft und aktualisiert die Wissensbasis gemeinsam mit Ihnen, während Sie dokumentieren. So spart sich Ihr Team das ständige Gegenprüfen, Abgleichen und Neu-Verifizieren und jede Entscheidung beruht auf aktuellem Wissen, dem Sie vertrauen können.
- Schluss mit ständigem Gegenprüfen, Abgleichen und Neu-Verifizieren
- Entscheidungen immer auf Basis von aktuellem, verlässlichem Wissen
Ein wachsendes Asset für Ihr Unternehmen und für Ihre Mitarbeitenden
Ein Wissens-Asset, das mit jeder Sitzung wächst. Es macht Ihr Unternehmen unabhängiger von Einzelpersonen, KI-fähig und leichter zu übergeben oder zu verkaufen.
- KI-fähig ohne monatelange Vorbereitung
- Ein Wissens-Asset, das an Wert gewinnt
Deine Vorteile mit RECO
Was sich ändert, sobald das Wissen Ihres Unternehmens an einem Ort liegt und nicht in ein paar wenigen Köpfen.
Die Menschen hinter RECO
Expertise in Gesprächsintelligenz, Technologie und Organisationsentwicklung.
Mag. Paul H. Schindler
CEO
Führt RECO strategisch und bringt Mediationsexpertise in jedes Produktdetail.
Markus C. Weiss, BSc
CTO
Verantwortet Architektur, KI-Modelle und den sicheren Umgang mit sensiblen Daten.
Viktoria Weigert
Creative Marketing
Schärft Marke, Haltung und Positionierung von RECO.
Konstantin Hofinger, BSc
Creative Marketing
Übersetzt komplexe Inhalte in Design, das hängen bleibt.
Helen Röcker
Sales Partnership
Baut Partnerschaften auf und begleitet Unternehmen im Erstgespräch.
Andrew Westfall
Sales Partnership
Öffnet Türen zu internationalen Kunden und Partnernetzwerken.
Simon Oberauer, MSc
Venture Relations
Positioniert RECO bei Investor:innen, Fördergeber:innen und Kund:innen.
Stefan Kaiser, BA
Web Development
Betreut Kund:innen vom ersten Kontakt bis zum laufenden Betrieb.
RECO discovery
Jedes Unternehmen hat seine eigene Dynamik, seine Prozesse und Herausforderungen. Deshalb beginnt der Weg mit RECO immer mit einem persönlichen Gespräch.
Ein klares Bild davon, wo Ihr Wissen gefährdet ist
Wir gehen gemeinsam durch, welches Wissen bei Ihnen nur in einzelnen Köpfen liegt und was passiert, wenn diese Personen ausfallen oder das Unternehmen verlassen. Sie sehen danach schwarz auf weiß, welche Rollen, Projekte und Prozesse ohne Absicherung laufen.
Die Lücken, die Sie am meisten kosten, konkret benannt
Wir schätzen gemeinsam ab, wie viel Zeit in Ihrem Team für Suchen, Nachfragen und Doppelarbeit draufgeht und was das pro Jahr real kostet. So wird aus einem Bauchgefühl eine Zahl, mit der Sie intern argumentieren können.
Wo Sie anfangen sollten, mit RECO oder ohne
Sie bekommen eine konkrete Empfehlung, welcher Bereich sich zuerst lohnt und wie ein realistischer erster Schritt aussieht. Auch wenn RECO nicht passt, gehen Sie mit einem Plan aus dem Gespräch.
Was Sie im Gespräch erwartet
Wir sehen uns gemeinsam Ihre aktuelle Situation an
Wir identifizieren, wo Sie sich verbessern können, mit RECO oder ohne
Sie gehen mit einem klaren nächsten Schritt und ohne Verpflichtung
Häufig gestellte Fragen
Alles zu Wissensdokumentation, Wissenstransfer und KI-Notetaking, kompakt beantwortet.
Was ist RECO?
RECO ist ein Unternehmensgedächtnis. Eine Wissensinfrastruktur, die das Wissen aus Meetings und Gesprächen dokumentiert, strukturiert und prüft und daraus eine zentrale, durchsuchbare, KI-fähige Single Source of Truth macht.
Für wen ist RECO gedacht?
Für Unternehmen im DACH-Raum mit rund 50 bis 500 Mitarbeitenden, in denen kritisches Wissen in wenigen Köpfen liegt, etwa in Produktion, Industrie, Beratung, Kanzleien oder im Mittelstand vor einer Übergabe.
Was unterscheidet RECO von einem Wiki?
Ein Wiki lebt davon, dass jemand freiwillig schreibt. RECO entsteht nebenbei aus Gesprächen, die ohnehin stattfinden und hält den Bestand aktuell, statt ihn veralten zu lassen.
Wie schnell sind wir startklar?
Der Start dauert in der Regel wenige Tage. Ein erstes Team dokumentiert seine regelmäßigen Meetings, danach wächst die Wissensbasis mit jeder Sitzung.
Was ist ein Unternehmensgedächtnis?
Ein Unternehmensgedächtnis ist die organisierte Summe des Wissens, das in einem Unternehmen entsteht: Entscheidungen, Begründungen, Erfahrungen und Kontext. Anders als ein Dateiablagesystem hält es fest, warum etwas so gemacht wurde und macht das für alle Mitarbeitenden abrufbar.
Wie starten KMU im DACH-Raum am besten mit KI?
Mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall, der täglich Zeit kostet. Meeting- und Wissensdokumentation ist dafür ein typischer Einstieg, weil der Nutzen sofort messbar ist, kein Datenprojekt vorgeschaltet werden muss und die Belegschaft die Technologie in einem risikoarmen Kontext kennenlernt.
Warum ist Wissensdokumentation gerade jetzt ein Thema?
Drei Entwicklungen treffen zusammen: die Babyboomer gehen in Pension, die Fluktuation ist höher als früher und KI-Systeme sind nur so gut wie die Daten, auf die sie zugreifen. Wer sein Wissen nicht strukturiert, verliert es doppelt, personell und technologisch.
Was kostet RECO?
RECO wird pro Nutzer und Monat abgerechnet, mit einem Paket, das sich an der Teamgröße orientiert. Weil der Umfang von Nutzerzahl, Sprachen und Integrationen abhängt, erstellen wir das Angebot im Gespräch. Der Vergleichswert ist die Zeit, die Ihr Team heute mit Suchen, Nachfragen und Wiederholen verbringt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Firmenwiki und einem Unternehmensgedächtnis?
Ein Firmenwiki ist eine Sammlung von Seiten, die jemand aktiv schreiben und pflegen muss. Ein Unternehmensgedächtnis entsteht aus dem laufenden Betrieb: aus Meetings, Entscheidungen und Gesprächen. Das Wiki beschreibt den Soll-Zustand, das Unternehmensgedächtnis hält fest, was tatsächlich besprochen und entschieden wurde.
Welche KI-Tools brauchen KMU im Jahr 2026 wirklich?
In der Praxis drei Bausteine: einen Assistenten für Text und Recherche, eine Lösung für Meeting- und Wissensdokumentation und eine Suche über die eigenen Inhalte. Alles Weitere ergibt erst Sinn, wenn diese Basis steht, weil jede weitere KI-Anwendung auf sauber strukturierte Unternehmensdaten angewiesen ist.
Ist RECO für Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz geeignet?
Ja. RECO ist auf den DACH-Raum ausgelegt: deutschsprachige Verarbeitung inklusive regionaler Sprachfärbung, europäische Datenverarbeitung, DSGVO-konforme Prozesse und Erfahrung mit Betriebsvereinbarungen. Typische Kunden sind wissensintensive Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich strukturiertes Wissensmanagement?
Sobald mehr als eine Handvoll Menschen an denselben Themen arbeitet, also meist ab etwa 20 bis 30 Mitarbeitenden. Ab 50 Mitarbeitenden wird es kritisch, weil informelle Absprachen nicht mehr alle erreichen und Wissen faktisch in einzelnen Köpfen und Postfächern liegt.
Wie funktioniert Wissenstransfer mit RECO konkret?
Gespräche, Übergaben und Entscheidungen werden aufgezeichnet, strukturiert und mit Kontext verknüpft. Aus Einzelwissen wird eine gemeinsame Wissensbasis, die auch nach einem Abgang nutzbar bleibt.
Kann man implizites Erfahrungswissen überhaupt dokumentieren?
Nicht vollständig, aber deutlich mehr als üblich. RECO fragt in Gesprächen gezielt nach Gründen, Ausnahmen und Risiken und macht damit sichtbar, was sonst nur im Kopf bleibt.
Was passiert, wenn eine Schlüsselperson in Pension geht?
Statt monatelanger Rekonstruktion gibt es eine geprüfte Übergabe: Prozesse, Entscheidungen und deren Begründungen liegen dokumentiert vor und sind durchsuchbar.
Ist das eine kollaborative Wissensdatenbank?
Ja. Mehrere Teams arbeiten auf demselben Bestand, ergänzen ihn und sehen dieselbe geprüfte Version. Widersprüche werden erkannt und aufgelöst, statt parallel weiterzulaufen.
Wie stellt RECO sicher, dass die Inhalte stimmen?
Neue Inhalte werden gegen den bestehenden Bestand geprüft. Bei Abweichungen entsteht eine Rückfrage an die zuständige Person, bevor etwas als gültig übernommen wird.
Wie finden Mitarbeitende später etwas wieder?
Über natürliche Fragen statt Ordnerstrukturen. Antworten kommen mit Quelle und Datum, sodass nachvollziehbar bleibt, worauf sie beruhen.
Was ist der Unterschied zwischen Wissensmanagement und Wissensdokumentation?
Wissensdokumentation ist das Festhalten von Inhalten. Wissensmanagement ist der Prozess darum herum: erfassen, prüfen, strukturieren, auffindbar machen und aktuell halten. Dokumentation ohne Prozess veraltet, Prozess ohne Dokumentation bleibt Theorie.
Wie sichert man Wissen beim Ausscheiden von Mitarbeitenden?
Nicht erst in der Kündigungsfrist. Wer laufend dokumentiert, hat den Großteil bereits gesichert und nutzt die letzten Wochen für gezielte Übergabegespräche zu offenen Punkten, Kundenbeziehungen und Sonderfällen. Diese Gespräche gehören aufgezeichnet und strukturiert abgelegt.
Was macht eine kollaborative Wissensdatenbank erfolgreich?
Drei Dinge: Inhalte entstehen nebenbei statt in Zusatzarbeit, jeder Eintrag hat einen Verantwortlichen und die Suche liefert Antworten statt Trefferlisten. Scheitert eine Wissensdatenbank, liegt es fast nie an der Software, sondern daran, dass Pflege als Extraaufgabe gedacht war.
Wie durchbricht man Wissenssilos zwischen Abteilungen?
Indem Wissen dort entsteht, wo es ohnehin gesprochen wird und zentral statt in Abteilungsordnern landet. Entscheidend sind gemeinsame Begriffe, eine übergreifende Suche und Berechtigungen, die Offenheit zum Standard und Abschottung zur Ausnahme machen.
Wie lässt sich implizites Wissen, also Erfahrungswissen, überhaupt dokumentieren?
Nicht über Formulare, sondern über Gespräche. Erfahrungswissen zeigt sich, wenn Menschen erklären, warum sie in einer konkreten Situation so entschieden haben. Genau diese Begründungen entstehen in Meetings, Reviews und Übergaben und lassen sich dort erfassen, statt sie nachträglich abzufragen.
Wie bereitet man die Nachfolge von Schlüsselpersonen vor?
Zuerst sichtbar machen, welche Themen nur von einer Person abgedeckt werden. Dann diese Personen über Monate hinweg systematisch dokumentieren lassen, idealerweise im Dialog mit den Nachfolgenden. Übergabe ist ein Prozess über mehrere Quartale, kein Termin in der letzten Arbeitswoche.
Was bedeutet der demografische Wandel für Wissen in KMU?
Mit der Pensionierung der geburtenstarken Jahrgänge verlassen Jahrzehnte an Erfahrung die Unternehmen, oft in kurzer Zeit und ohne dokumentierte Übergabe. Betroffen sind vor allem Fertigung, Technik, Beratung und Verwaltung, wo viel Wissen an Personen statt an Prozessen hängt.
Warum ist strukturiertes Wissen die Voraussetzung für KI im Unternehmen?
KI-Antworten sind nur so gut wie die Quellen dahinter. Liegen Informationen verstreut, widersprüchlich oder veraltet vor, erzeugt auch das beste Modell unbrauchbare Ergebnisse. Eine geprüfte, aktuelle Wissensbasis ist damit die eigentliche Voraussetzung für jeden internen KI-Assistenten.
Wie viel Zeit kostet gute Wissensdokumentation?
Wenn sie als Zusatzaufgabe organisiert ist, zu viel, deshalb scheitern die meisten Initiativen. Wenn Dokumentation als Nebenprodukt ohnehin stattfindender Gespräche entsteht, bleibt vor allem die Prüfung und Freigabe und die dauert pro Meeting typischerweise wenige Minuten.
Ist RECO nur ein KI-Notetaker?
Nein. Ein AI Note-Taker liefert Transkripte davon, wer was gesagt hat. RECO führt jede Sitzung in eine geprüfte, abfragbare Wissensbasis zusammen. Das Transkript ist nur der Anfang.
Ersetzt RECO unseren bestehenden AI Note-Taker?
In den meisten Fällen ja, weil Protokoll und Wissensaufbau zusammenfallen. Bestehende Transkripte lassen sich einbringen, statt sie zu verlieren.
Funktioniert das auch mit Dialekt und Fachbegriffen?
Ja. RECO ist auf deutschsprachige Unternehmensrealität ausgelegt, inklusive österreichischer Färbung, Fachvokabular und gemischtsprachiger Meetings.
Bekommen wir auch Protokolle und Action Items?
Ja. Zusammenfassung, Entscheidungen und offene Punkte entstehen automatisch und bleiben mit dem zugehörigen Wissen verknüpft.
Wie funktioniert ein KI-Notetaker?
Er nimmt an einem Meeting teil oder verarbeitet dessen Aufnahme, transkribiert die Sprache, ordnet Aussagen den Sprechenden zu und erzeugt daraus Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben. Der Unterschied liegt danach: Landet das Ergebnis in einem Dokument oder in einer durchsuchbaren Wissensbasis?
Wie genau sind KI-Transkriptionen bei Deutsch und Dialekt?
Moderne Modelle erreichen bei klarer Aufnahme sehr hohe Genauigkeit, auch bei österreichischem und schweizerischem Sprachgebrauch. Entscheidend sind Mikrofonqualität, Fachbegriffslisten und ein Modell, das für die jeweilige Sprachregion trainiert wurde. RECO setzt dafür auf spezialisierte Sprachmodelle.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines AI Note-Takers achten?
Auf Sprachqualität in der eigenen Sprache, Serverstandort und Auftragsverarbeitung, Umgang mit Einwilligungen, Integrationen in bestehende Tools sowie darauf, ob die Inhalte langfristig durchsuchbar bleiben oder nur als Protokoll verschickt werden.
Funktioniert das mit Teams, Zoom und Google Meet?
Ja. Online-Meetings der gängigen Plattformen werden ebenso verarbeitet wie Präsenzgespräche über Aufnahme. Wichtig ist, dass die Ergebnisse anschließend an einem Ort zusammenlaufen und nicht pro Plattform getrennt liegen.
Wie gut sind automatische Meeting-Protokolle wirklich?
Für Entscheidungen, Aufgaben und Vereinbarungen sind sie inzwischen sehr verlässlich. Schwächer sind sie bei Zwischentönen und Priorisierung, deshalb bleibt eine kurze menschliche Prüfung sinnvoll. Der Zeitgewinn liegt darin, dass niemand mehr mitschreiben und nachträglich formulieren muss.
Kann man auch Präsenzmeetings und Werkstattgespräche erfassen?
Ja, über eine Aufnahme vor Ort. Wichtig sind ein brauchbares Mikrofon und die Information aller Beteiligten. Gerade in Produktion, Technik und Außendienst liegt viel Wissen in Gesprächen, die nie in einem Online-Meeting stattfinden.
Funktioniert das auch bei mehrsprachigen Teams?
Ja. Gespräche können in einer Sprache geführt und die Ergebnisse in einer anderen gelesen werden. Für Unternehmen mit internationalen Standorten oder mehrsprachigen Teams ist das oft der schnellste Weg, Wissen tatsächlich allen zugänglich zu machen.
Was bringt es, Meetings durchsuchbar zu machen?
Fragen wie 'Was haben wir dem Kunden im Frühjahr zugesagt?' lassen sich in Sekunden beantworten statt über Rückfragen bei Kolleginnen und Kollegen. Aus einzelnen Protokollen wird so ein durchsuchbarer Wissensbestand, der mit jedem Gespräch wächst.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Alles wird auf EU-Servern verarbeitet. RECO bietet einen dedizierten Server in Deutschland, On-Premise-Lösungen sind verfügbar.
Ist RECO DSGVO-konform?
Ja. RECO ist von Grund auf DSGVO- und EU-AI-Act-konform.
Werden unsere Inhalte für KI-Training verwendet?
Nein. Ihre Inhalte bleiben Ihre Inhalte und fließen nicht in fremde Modelltrainings.
Wie werden Zugriffsrechte geregelt?
Rollen und Sichtbarkeiten sind pro Bereich steuerbar, sodass sensible Themen nur den berechtigten Personen zugänglich sind.
Wie gehen wir mit der Zustimmung der Mitarbeitenden um?
Transparenz ist Teil der Einführung. Aufzeichnung und Zweck werden offen kommuniziert und wir unterstützen bei Betriebsvereinbarung und Kommunikation.
Was bedeutet der EU AI Act für KMU?
Die meisten Produktivitätsanwendungen fallen in die Kategorie mit geringem Risiko und erfordern vor allem Transparenz, etwa die Information, dass KI eingesetzt wird sowie Grundkenntnisse der Mitarbeitenden im Umgang damit. Dokumentierte Prozesse und nachvollziehbare Entscheidungen erleichtern jeden späteren Nachweis.
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Verarbeitung erfolgt in europäischen Rechenzentren, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung in Übertragung und Speicherung sowie klar geregelten Löschfristen.
Was ist mit Betriebsrat und Mitbestimmung?
Aufzeichnung und Auswertung von Gesprächen sind mitbestimmungspflichtig, sobald sie Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglichen könnten. Bewährt hat sich eine Betriebsvereinbarung, die Zweckbindung, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsdauer und den ausdrücklichen Ausschluss von Leistungskontrolle festhält.
Wie geht man mit vertraulichen Themen in Gesprächen um?
Über klare Regeln, welche Meetings dokumentiert werden und über Berechtigungen auf Inhaltsebene. Sensible Themen wie Personalfragen, M&A oder Rechtsstreitigkeiten werden bewusst ausgenommen oder nur einem eng definierten Kreis zugänglich gemacht.
Müssen alle Teilnehmenden einer Aufzeichnung zustimmen?
Ja, Transparenz ist Pflicht: Alle Beteiligten müssen wissen, dass aufgezeichnet und ausgewertet wird und die Möglichkeit haben, zu widersprechen. In der Praxis bewährt sich ein Hinweis in der Einladung, ein sichtbarer Hinweis im Meeting und eine übergreifende Regelung im Unternehmen.
Was bedeutet digitale Souveränität für KMU?
Kontrolle darüber, wo Daten liegen, wer sie verarbeitet und ob man den Anbieter wechseln kann, ohne seinen Wissensbestand zu verlieren. Praktisch heißt das: europäische Verarbeitung, klare Verträge und Exportmöglichkeiten für die eigenen Inhalte.
Werden unsere Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Unternehmensinhalte werden nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet. Sie dienen ausschließlich der Verarbeitung und Beantwortung von Fragen innerhalb des jeweiligen Unternehmens.
Funktioniert RECO mit bestehenden Tools?
Integrationen mit MS Teams, Confluence und OneDrive sind in Planung, damit Wissen und Action Items dort ankommen, wo Ihre Teams ohnehin arbeiten.
Wie viel Aufwand entsteht für unser Team?
Der laufende Aufwand ist gering, weil die Dokumentation aus Meetings entsteht, die ohnehin stattfinden. Es kommt kein zusätzlicher Schreibaufwand dazu.
Was, wenn Mitarbeitende nicht mitmachen?
Akzeptanz entsteht durch Nutzen. Wir starten mit einem Team, das schnell profitiert und machen Ergebnisse sichtbar, bevor breiter ausgerollt wird.
Wie messen wir den Nutzen?
Über weniger Rückfragen, kürzere Einarbeitung und schnellere Übergaben. Unser Wissensverlust-Kalkulator liefert dafür eine erste Einschätzung.
Wie sieht ein sinnvoller Pilot aus?
Ein Team, ein klar umrissener Meeting-Typ, sechs bis acht Wochen. Vorher wird festgelegt, was Erfolg bedeutet, etwa kürzere Nachbereitung oder weniger Rückfragen. Danach wird auf die Bereiche ausgeweitet, in denen dieselbe Art von Wissen entsteht.
Wie bringt man das Team dazu, mitzumachen?
Indem der Aufwand sinkt statt steigt. Wenn Protokolle automatisch entstehen und die Suche schneller antwortet als die Nachfrage bei Kolleginnen und Kollegen, setzt sich die Nutzung von selbst durch. Hilfreich sind sichtbare Vorbilder in der Führung und eine klare Regel, welche Gespräche dokumentiert werden.
Welche Kennzahlen zeigen, ob Wissensmanagement wirkt?
Einarbeitungszeit bis zur produktiven Selbstständigkeit, Anteil erfolgreicher Suchanfragen, Zeit für Meetingnachbereitung, Anzahl der Rückfragen an Schlüsselpersonen sowie die Zahl der Themen, für die es nur eine zuständige Person gibt.
Reicht nicht ChatGPT oder Copilot?
Allgemeine Assistenten kennen das Internet, aber nicht Ihr Unternehmen. Sie wissen nicht, warum ein Angebot 2024 abgelehnt wurde oder welche Zusage einem Kunden gemacht wurde. RECO liefert genau diese Ebene und lässt sich zusätzlich als Wissensquelle für solche Assistenten nutzen.
Wie lange dauert die Einführung eines Unternehmensgedächtnisses?
Technisch ist der Start eine Sache von Tagen. Entscheidend ist die organisatorische Seite: Welche Gespräche werden dokumentiert, wer prüft, wer hat Zugriff. Realistisch sind sechs bis zwölf Wochen bis zu einem stabilen Betrieb in den ersten Teams.
Wie berechnet man den ROI von Wissensmanagement?
Über vermiedene Kosten: kürzere Einarbeitung, weniger Doppelarbeit, weniger Rückfragen und geringere Folgekosten bei Personalwechsel. Eine erste Einschätzung liefert unser Wissensverlust-Kalkulator, in dem Sie mit Ihren eigenen Zahlen rechnen.
Lässt sich RECO in bestehende Tools integrieren?
Ja. RECO ist als Wissensschicht über bestehenden Systemen gedacht und arbeitet mit den gängigen Meeting-, Kommunikations- und Ablagelösungen zusammen, statt sie zu ersetzen. Welche Anbindungen sinnvoll sind, klären wir anhand Ihrer Systemlandschaft.
Warum scheitern Wissensmanagement-Projekte so häufig?
Weil sie als Dokumentationspflicht statt als Arbeitserleichterung eingeführt werden, weil Verantwortlichkeiten fehlen und weil die Suche keine brauchbaren Antworten liefert. Wer diese drei Punkte löst, hat den Großteil der typischen Stolpersteine bereits umgangen.
Wie baut man KI-Kompetenz im Team auf?
An echten Aufgaben statt in abstrakten Schulungen. Ein konkreter Anwendungsfall, klare Spielregeln zum Umgang mit Daten und Personen, die im Alltag ansprechbar sind, bringen mehr als einmalige Trainings. Der EU AI Act erwartet zudem ein Grundverständnis bei allen, die KI einsetzen.
Casestudy: AAZB GmbH
Wie die Akademie für angewandte Zukunftsbildung GmbH RECO einsetzt, um Wissen aus Ausbildungen, Beratungsgesprächen und internen Prozessen langfristig nutzbar zu machen.
AAZB, Akademie für angewandte Zukunftsbildung GmbH
Die AAZB bildet seit über zehn Jahren Coaches, Berater:innen und Trainer:innen aus. Mit RECO werden Meetings, Jour Fix und Standups strukturiert erfasst, ausgewertet und in eine durchsuchbare Wissensbasis überführt. Als digitales Unternehmensgedächtnis der gesamten Akademie ermöglicht RECO somit in diesem Fall die strukturelle Datenbasis, um KI-Agenten aufbauen zu können.
10+ Jahre
Ausbildungs-Know-How dokumentiert
92%
durchsuchbare Gesprächsinhalte
schnelles
Onboarding neuer Mitarbeitenden