RECO

    Datenschutzerklärung

    Die Fassung wurde zuletzt aktualisiert am 18.08.2026

    Wir haben die Datenschutzerklärung verfasst, um Sie darüber zu informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir im Zuge unserer Geschäftstätigkeit sammeln und für welche Zwecke wir diese nutzen. Da es durch Gesetzesänderungen oder unternehmensinternen Prozessen zu einer erforderlichen Anpassung der Datenschutzerklärung kommen kann, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen. Sie können sich diese Datenschutzerklärung abspeichern, ausdrucken oder jederzeit erneut abrufen.

    Wenn Sie …

    • unsere Website besuchen
    • bei uns Kunde sind oder werden wollen
    • uns auf Social Media besuchen
    • eine Veranstaltung von uns besuchen
    • unsere App nutzen

    Verantwortlicher und Geltungsbereich

    Diese Datenschutzerklärung gilt für:

    • das Internet-Angebot dieser Website
    • die RECO-Anwendung (Web-App)
    • die Facebook-Seite des Unternehmens
    • das Instagram-Profile iZm RECO
    • das LinkedIn-Profil iZm RECO
    • der Youtube-Account des Unternehmens

    Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

    AAS - Altitude Advisory Solutions FlexCo
    Zollergasse 7/1, 1070 Wien, Österreich
    Tel: +43 670 6073074
    E-Mail: office@reco.works

    Wenn Sie unsere Webseite besuchen

    Logfiles

    Unsere Webseite wird von Hetzner (https://www.hetzner.de/) gehostet.

    Wenn Sie unsere Webseite aufrufen, übermittelt Ihr Browser automatisch folgende Daten an den Hosting-Anbieter, welche in sogenannten Log-Files automatisch gespeichert werden:

    • URL (Adresse) der aufgerufenen Seite
    • IP Adresse und Hostname ihres Geräts
    • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
    • verwendeter Browser und Betriebssystem
    • Referrer-URL (Webseite die zuvor besucht wurde)

    Rechtsgrundlage

    Art 6 Abs 1 lit b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Anbahnung

    Ohne diese Daten können wir die Webseite nicht zur Verfügung stellen. Die Speicherung der Daten ist zwingend erforderlich. Es besteht keine Widerspruchsmöglichkeit.

    Die Speicherdauer bewegt sich im Umfang der Richtlinien des Hosting-Anbieters

    Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall dann erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

    Cookies

    Cookies sind kleine, nützliche Dateien, die von unserer Website auf Ihrem Computer durch Ihnen verwendeten Internet-Browser (Chrome, Safari, Firefox, Microsoft Edge, ...) gespeichert werden. Ein Cookie besteht aus einem Namen, einem Wert und hat optional ein Ablaufdatum und bleibt bei Ihnen am System, bis Sie dieses löschen oder automatisch nach Erreichen des Ablaufdatums gelöscht wird. Wichtig dabei zu betonen ist, dass Cookies keine Software-Programme, sondern lediglich Textdateien sind. Das heißt, Cookies können auf keine Informationen auf Ihren PC zugreifen und auch keinen Schaden auf Ihren PC anrichten.

    Ein typisches Anwendungsbeispiel für Cookies ist das Speichern der Benutzeridentifikation, die, wenn Sie die Seite wieder aufrufen, von Ihrem Browser beim nächsten Besuch übermittelt wird und es erlaubt Sie wiederzuerkennen und automatisch einzuloggen. Genauso wird aber auch die Entscheidung, welche Cookies Sie zulassen möchten, in einem Cookie gespeichert.

    Man unterscheidet zwischen technisch notwendigen Cookies, die für den Betrieb unserer Webseite unbedingt notwendig sind und technisch nicht notwendige Cookies, z.B. für Analytics oder Werbung. Für technisch notwendigen Cookies brauchen wir per Gesetz keine Einwilligung, für alle anderen Cookies benötigen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung.

    Wir verwenden aktuell keine Cookies auf unserer Website.

    Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit a DSGVO

    Wenn Sie bei uns Kunde sind oder werden wollen

    Kontakt & Beauftragung

    Wenn Sie uns kontaktieren bzw. beauftragen, so geschieht dies meistens per E-Mail, alternativ per Telefon, welche automatisch in unserem E-Mail Postfach abgelegt wird. Wir speichern im Falle einer Beauftragung Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, sowie Ihre Adresse in unser selbstentwickeltes CRM/Buchhaltungssystem.

    Rechtsgrundlage

    Art 6 Abs 1 lit a DSGVO – die Einwilligung der Betroffenen bzw. Art 6 Abs 1 lit b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Anbahnung

    Sie selbst entscheiden freiwillig, ob Sie uns kontaktieren möchten und die Kontaktaufnahme dient zur Abwicklung von vertraglichen bzw. rechtlichen Beziehungen.

    Speicherdauer: 7 Jahre

    Hiermit erfüllen wir die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

    Daten zur Auftragserfüllung

    Wenn Sie uns im Zuge der Beauftragung notwendige Daten zur Durchführung übermitteln (z.B. Teilnehmerdaten, Datenbankauszüge), so werden diese umgehend nach Abschluss des Auftrages gelöscht. Im Zuge der Auftragserfüllung behalten wir uns vor, die übermittelten Daten an unsere Subunternehmer weiterzuleiten, wenn diese die Aufträge abwickeln. Diese Weiterleitung ist vertraglich abgesichert.

    Rechtsgrundlage

    Art 6 Abs 1 lit b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Anbahnung

    Dient zur Abwicklung von vertraglichen bzw. rechtlichen Beziehungen.

    Speicherdauer: bis zum Ende des Auftrags

    Wenn Sie uns auf Social Media besuchen

    Wenn Sie eine unserer Social Media Seiten besuchen, dann werden diese Daten an den jeweiligen Dienstanbieter automatisch übermittelt. Wir haben weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke sowie die Speicherfristen bekannt. Beachten Sie, dass sich hierbei unter anderem Daten außerhalb der Europäischen Union (z.B. USA) befinden können und auch dort gespeichert werden können. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch diese Dritte erhalten Sie in den jeweiligen Datenschutzerklärungen dieser Anbieter. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre.

    Rechtsgrundlage

    Art 6 Abs 1 lit a DSGVO – die Einwilligung der Betroffenen

    Sie selbst entscheiden freiwillig, ob Sie unsere Social Media Auftritte besuchen.

    Speicherdauer: Die Information ist beim Diensteanbieter einzuholen

    Wir haben keinen Einfluss darauf, welche Daten gespeichert werden.

    Wenn Sie eine Veranstaltung von uns besuchen

    Zur Dokumentation von Veranstaltungen und für die Öffentlichkeitsarbeit machen wir bei Veranstaltungen Fotos (bzw. Screenshots, falls online), die wir danach auf Social Media teilen. Dazu informieren wir die abgebildeten Personen in vorhinein dass die Veröffentlichung der Bilder geplant ist. In Zuge dessen geben wir jeder Person auch die Möglichkeit in vorhinein zu entscheiden, ob eine Abbildung auf dem Foto gewünscht ist. Die Veröffentlichung der Fotos geschieht somit mit dem aktiven Einverständnis der abgebildeten Personen. Die Veröffentlichung eines Fotos kann jederzeit widerrufen werden. Die bis dahin erfolgte Veröffentlichung bleibt davon allerdings unberührt.

    Rechtsgrundlage

    Art 6 Abs 1 lit a DSGVO – die Einwilligung der Betroffenen

    Sie selbst entscheiden freiwillig, ob Sie abgelichtet werden möchten.

    Speicherdauer: unbefristet, sofern keine Löschung verlangt wird

    Wenn Sie unsere App benutzen

    RECO ist eine Anwendung für anspruchsvolle berufliche Gespräche. Sie zeichnet ein Gespräch auf, transkribiert es in Echtzeit und wertet den Text mit Künstlicher Intelligenz (KI) aus, um der gesprächsführenden Person (dem "Guide") Notizen, Zusammenfassungen und Vorschläge bereitzustellen. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten dabei verarbeitet werden, an welche Dienstleister sie übermittelt werden und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.

    Verantwortlichkeit (Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter)

    Für Ihre Konto-, Anmelde-, Abrechnungs- und Nutzungsdaten ist die oben im Abschnitt "Verantwortlicher und Geltungsbereich" genannte Stelle Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Soweit Sie RECO im Rahmen einer Organisation (etwa Ihres Arbeitgebers) nutzen, verarbeiten wir die Gesprächsinhalte (Audio, Transkripte und die daraus erstellten Analysen) als Auftragsverarbeiter im Auftrag dieser Organisation gemäß Art. 28 DSGVO; Verantwortliche ist in diesem Fall Ihre Organisation, die auch die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung festlegt. Nutzen Sie RECO als Einzelperson, sind wir auch für die Gesprächsinhalte Verantwortlicher.

    Verarbeitete Daten und eingesetzte Dienste

    Für den Betrieb der App setzen wir spezialisierte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Je nach Funktion, gewählter Region und Konfiguration können dabei die folgenden Anbieter zum Einsatz kommen. Deren Datenschutzinformationen und Nutzungsbedingungen können Sie auf den jeweiligen Webseiten einsehen:

    • Authentifizierung und Kontoverwaltung: Clerk, Inc. (USA) - https://clerk.com. Verarbeitet Name, E-Mail-Adresse und Anmeldedaten.
    • Echtzeit-Sprachtranskription: Speechmatics Ltd. (Vereinigtes Königreich; Verarbeitung auf EU-Infrastruktur, mit Microsoft Azure als Unterauftragsverarbeiter) - https://www.speechmatics.com. Verarbeitet das Gesprächsaudio der Teilnehmer.
    • KI-Analyse, Zusammenfassungen, Vorschläge und Text-Einbettungen für die Suche: OpenAI, L.L.C. (USA) - https://openai.com; Mistral AI SAS (Frankreich) - https://mistral.ai; Amazon Web Services, Inc. / Amazon Bedrock (EU-Region) - https://aws.amazon.com; Microsoft Azure OpenAI (EU-Region) - https://azure.microsoft.com; Anthropic PBC (über Amazon Bedrock) - https://www.anthropic.com. Verarbeitet wird der Transkripttext. Welcher Anbieter eingesetzt wird, richtet sich nach der jeweiligen Funktion und der gewählten Region.
    • Zahlungsabwicklung: Stripe, Inc. (USA/EU) - https://stripe.com. Verarbeitet Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-ID und Zahlungsdaten. Ihre vollständigen Kartendaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir speichern diese nicht.
    • Optionale Anbindung an Wissensquellen Ihrer Organisation: Atlassian (Confluence, Jira) - https://www.atlassian.com; Microsoft (OneDrive) - https://www.microsoft.com. Nur sofern Ihre Organisation dies aktiviert; dabei werden die dafür erforderlichen Zugangsdaten sowie die Inhalte der jeweiligen Quelle verarbeitet.
    • Optionale Anbindung an Meeting-Plattformen: Microsoft Teams (Microsoft Corporation, USA) - https://www.microsoft.com; Zoom (Zoom Communications, Inc., USA) - https://zoom.us; Google Meet (Google LLC, USA) - https://meet.google.com; Cisco Webex (Cisco Systems, Inc., USA) - https://www.webex.com. Nur sofern Ihre Organisation dies aktiviert; dabei werden die für die Einbindung erforderlichen Zugangsdaten sowie das Audio des jeweiligen Meetings verarbeitet.
    • Hosting und Datenspeicherung: Hetzner Online GmbH (Deutschland) - https://www.hetzner.com. Alle dauerhaft gespeicherten Daten (Datenbank, Transkripte, Sicherungskopien) liegen auf EU-Servern in Deutschland.

    Nutzungs- und Ereignisdaten zur Produktverbesserung verarbeiten wir ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland. Sie werden nicht an externe Analyse-Dienste weitergegeben und enthalten keine Gesprächsinhalte.

    Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

    Ein aufgezeichnetes Gespräch kann besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wenn Teilnehmer solche Inhalte von sich aus ansprechen (etwa zu Gesundheit, weltanschaulichen Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit). RECO leitet solche Merkmale nicht aktiv ab. Insbesondere findet keine Erkennung oder Bewertung von Emotionen, Stimmungen oder Persönlichkeitsmerkmalen statt. Die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung und deren Inhalte legt die verantwortliche Stelle fest; sie stützt sich in der Regel auf die vorherige Einwilligung aller Teilnehmer (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die vor Aufnahmebeginn eingeholt wird.

    Optional können Sie als Guide eine Stimmerkennung aktivieren, mit der RECO Ihre eigenen Gesprächsbeiträge automatisch zuordnet. Dabei wird aus einer kurzen Aufnahme ein Stimmprofil erstellt. Diese Funktion ist ausschließlich für Sie selbst vorgesehen, erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und kann jederzeit widerrufen werden; für Teilnehmer wird kein Stimmprofil erstellt.

    Einsatz von KI und automatisierte Entscheidungen

    RECO setzt KI ein, um Gespräche zu transkribieren, zu analysieren und daraus Zusammenfassungen und Vorschläge zu erstellen. Vor Beginn jeder Aufzeichnung fordert die App die gesprächsführende Person auf, alle Teilnehmer über die Aufzeichnung und die KI-Verarbeitung zu informieren und deren Einwilligung einzuholen. KI-Vorschläge und -Analysen sind nur für den Guide sichtbar, nicht für die Teilnehmer; von KI erzeugte Inhalte werden in der App als solche gekennzeichnet. RECO ist kein Instrument zur Leistungsüberwachung und bewertet die Teilnehmer nicht. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die KI unterstützt ausschließlich die gesprächsführende Person.

    Übermittlung in Drittländer

    Ein Teil der genannten Anbieter verarbeitet Daten in den USA oder gehört zu einem US-Unternehmen (unter anderem Clerk, OpenAI, Stripe, Amazon Web Services, Microsoft, Anthropic sowie, bei aktivierter Anbindung an Meeting-Plattformen, Zoom, Google und Cisco). Solche Übermittlungen stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework. Mistral AI (Frankreich) und Hetzner (Deutschland) verarbeiten innerhalb der EU. Die Transkription durch Speechmatics erfolgt im Vereinigten Königreich auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

    Rechtsgrundlagen

    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung der Kernfunktionen der App.
    • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für die Aufzeichnung von Gesprächen, die darin enthaltenen besonderen Datenkategorien und die optionale Stimmerkennung.
    • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Sicherheit, Stabilität und die Verbesserung des Produkts durch inhaltsfreie Nutzungsstatistiken.

    Speicherdauer

    Konto- und Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (für abrechnungsrelevante Daten in der Regel sieben Jahre). Aufzeichnungen, Transkripte und Analysen bleiben gespeichert, bis Sie oder Ihre Organisation sie löschen; danach werden sie aus unseren Systemen entfernt. Inhaltsfreie Nutzungsstatistiken werden nach 18 Monaten gelöscht.

    Sicherheit

    Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören die Speicherung auf verschlüsselten EU-Servern, eine zusätzliche Verschlüsselung besonders schutzwürdiger Daten mit organisationsbezogenen Schlüsseln, eine durchgängig verschlüsselte Datenübertragung (TLS) sowie verschlüsselte Sicherungskopien. Gesprächsinhalte werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken verwendet.

    Sollten neue Funktionen oder Anbieter zu einer wesentlichen Änderung dieser Verarbeitung führen, aktualisieren wir zuvor diese Datenschutzerklärung und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

    Ihre Rechte

    Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) zu. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an office@reco.works.

    Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Behörde ist die österreichische Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at).