Wissenssicherung im Unternehmen: kritisches Wissen sichern, bevor Schlüsselpersonen gehen

Wissenssicherung bezeichnet das gezielte Bewahren des geschäftskritischen Wissens einer Organisation, damit es erhalten bleibt, wenn Menschen das Unternehmen verlassen, in Pension gehen oder die Rolle wechseln. Sie ist der auf Bewahrung ausgerichtete Teil des übergeordneten Wissensmanagements: Wissensmanagement beschreibt die gesamte Disziplin, also den Umgang mit Wissen insgesamt; Wissenssicherung stellt die engere Frage, wie kritisches Wissen den Abgang einzelner Personen übersteht. In dienstleistungsorientierten Unternehmen steckt genau dieses Wissen selten in Systemen, sondern in Köpfen: Kundenhistorien, Entscheidungsgründe, Preislogiken, das ungeschriebene Wie.

Dringlich wird das Thema durch die Demografie. Nach Berechnungen des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW Köln, IW-Kurzbericht Nr. 78, Oktober 2024) erreichen bis 2036 rund 19,5 Millionen Babyboomer das Renteneintrittsalter, während nur etwa 12,5 Millionen jüngere Menschen nachrücken. Wie eng Wissen an einzelne Personen hängt, zeigt eine Befragung von Kyocera und Statista aus dem Jahr 2018: 38 Prozent der Beschäftigten in Deutschland und Österreich gaben an, dass viel oder sogar alles Wissen verloren ginge, wenn sie das Unternehmen ohne Übergabe verließen. Was ein einzelner Abgang kostet, lässt sich grob mit unserem Wissensverlust-Kalkulator abschätzen; dass die sichtbaren Kosten nur der kleinere Teil sind, zeigen wir in Was Fluktuation wirklich kostet.

Wissenssicherung beginnt nicht mit einem Werkzeug, sondern mit einer Priorisierung. Nicht jedes Wissen ist gleich kritisch. Am teuersten wird der Verlust dort, wo eine einzelne Person zum alleinigen Träger einer wichtigen Information geworden ist, an den sogenannten Single Points of Failure. Wie ernst dieses Risiko genommen wird, zeigt eine Befragung von 521 KMU durch die FH Dortmund (2019): Tod oder Krankheit des Inhabers oder wichtiger Schlüsselpersonen werden mit 53 beziehungsweise 47 Prozent als existenzvernichtend eingeschätzt, höher als jedes andere Geschäftsrisiko. Drei Fragen helfen bei der Einordnung:

1. Welche Person könnte morgen ausfallen und damit einen Prozess zum Stillstand bringen?
2. Welche Entscheidungen und Kundenbeziehungen sind nirgends nachvollziehbar dokumentiert?
3. Welches Wissen ist an eine bevorstehende Pensionierung oder einen geplanten Rollenwechsel gebunden?

Was auf diese Fragen die deutlichsten Antworten liefert, wird zuerst gesichert.

Ist die Priorität geklärt, entscheidet die Methode. Dass ein schlecht vorbereiteter Übergang teuer ist, zeigt eine Analyse von Oxford Economics (Großbritannien, 2014): Bis eine Nachbesetzung die volle Produktivität erreicht, vergehen im Schnitt 28 Wochen. Der nachhaltigste Weg, diese Lücke klein zu halten, erfasst Wissen dort, wo es ohnehin entsteht: im Gespräch, in der Übergabe, im Kundentermin. Werden diese Gespräche transkribiert, thematisch strukturiert und mit Quellenbezug durchsuchbar gemacht, bleibt das Wissen erhalten, ohne dass jemand zusätzlich dokumentieren muss. Sobald ein System dabei Verhalten oder Leistung erfassen kann, ist in Deutschland der Betriebsrat einzubinden, in Österreich braucht es eine Betriebsvereinbarung; ein einseitiges Papier zu Zweck, Zugriff und Aufbewahrung nimmt die meisten Bedenken früh. Wie RECO das im Alltag umsetzt, steht unter Wissenstransfer-Software für KMU.

Wissenssicherung ist damit weniger ein IT-Thema als eine Führungsaufgabe. Wer die kritischen Wissensträger kennt und ihr Wissen laufend erfasst, statt erst bei der Kündigung in Hektik zu verfallen, macht das Unternehmen unabhängiger von Einzelpersonen. Dass viele zu spät handeln, zeigt der DIHK-Report Unternehmensnachfolge 2025: 38 Prozent der übergebenden Inhaber sind zum Zeitpunkt der Beratung nicht gut auf die Nachfolge vorbereitet. Den größeren Rahmen dazu liefert der Beitrag Wissensmanagement im Unternehmen; weitere Beiträge finden Sie im Themenbereich Wissenssicherung und Fluktuation.